9 Tips Menghemat Waktu di Kantor

 Kita semua diberi waktu 24 jam setiap hari. Namun, mengapa beberapa orang lebih tertata dalam pelaksanaan tugas dan dapat melakukan lebih banyak hal daripada orang-orang lainnya?

Berikut ini beberapa tips praktis yang dapat diterapkan setiap hari untuk Anda menghemat waktu agar memiliki waktu ekstra.

1. Menjawab surat-surat dengan bijak
Alokasikan waktu setiap hari untuk menjawab semua korespondensi, e-mail, voice-mail, pesan-pesan, memo antar kantor, dll. Jika Anda butuh waktu lebih dari satu jam untuk membaca dan menjawab e-mail, Anda mengalami kegagalan "sistem:.

2. Lakukan panggilan telepon dengan bijak
Laku dan selesaikan panggilan telepon pada waktu yang telah ditetapkan. Yang paling efektif adalah pukul 10.00-11.30 dan 14.00-16.00. Apabila orang yang Anda hubungi tidak ada di tempat, buatlah janji temu yang pasti, atau tinggalkanlah pesan yang jelas.

Jangan lupa memberi tahu semua pihak yang berkepentingan dengan Anda bahwa Anda hanya menerima panggilan telepon pada jam-jam tertentu selama hari kerja. Panggilan di luar jam itu akan ditangani oleh assisten/sekertaris Anda atau mesin penjawab Anda.

3. Praktikan 4 hal berikut untuk dokumen-dokumen tertulis
Terkait dengan dokumen-dokumen tertulis: buanglah ke tempat sampah, limpahkan kepada orang lain, kerjakan sendiri, atau putuskan dimana Anda akan menyimpannya .


4. Tata Meja Anda
Sediakan tempat atau map untuk:

1. Surat-surat yang akan dibaca dan dijawab.
2. Surat-surat atau dokumen yang akan dikirimkan.
3. Menyimpan dokumen-dokumen yang belum yakin akan dibuang atau disimpan. Tinjaulah dokume-dokumen tersebut sekali dalam sebulan.
4. Menyimpan dokumen mengenai tindakan khusus yang harus dikerjakan. (per minggu atau per bulan)

5. Tamu yang datang tanpa pemberitahuan
Jika ada tamu yang datang tanpa pemberitahuan atau janji temu lebih dahulu lakukanlah 3 langkah berikut:

1. Lihat jam Anda.
2. Mulai mengabaikan.
3. Katakan "Saya akan pergi ke ... mari saya antar Anda pergi keluar"

6. Materi-materi bacaan
Sediakan map untuk materi-materi bacaan, fotokopilah mater-materi tersebut dan simpan ke dalam map.

7. Saat menunggu
Gunakan waktu untuk menunggu Anda dengan tugas-tugas kantor sederhana seperti menulis surat, memo, e-mail, draft proposal, dan menelpon relasi. Atau Anda bisa juga membaca materi-materi bacaan.

8. Saat Bepergian
Manfaatkan waktu Anda bepergian dengan:

1. Mencari ide.
2. Pikirkan cara merancang proposal, surat, dll.
3. menelpon untuk memberi instruksi.
4. Pikirkanlah hal-hal yang akan Anda lakukan dan tuliskan pada Post-it (potongan kertas berperekat).

9. Belajar berkata "tidak"
Berkatalah tidak jika ada orang yang ingin menyuruh Anda:

1. Melakukan pekerjaan orang lain.
2. Menerima lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat Anda tangani.
3. Mengizinkan orang lain berkunjung ke kantor Anda seenaknya.
4. Menghadiri pertemuan-pertemuan yang tidak perlu.

10. To-do list
Sebelum tidur, pikirkan dan tuliskan pekerjaan apa saja yang akan Anda lakukan esok hari. Dengan menuliskan jadwal pekerjaan, Anda akan mengetahui prioritas pekerjaan dan tentunya pekerjaan akan semakin cepat bisa terselesaikan. Pada akhirnya, Anda bisa pulang lebih cepat.

 http://crowzine.blogspot.com/2012/01/9-tips-menghemat-waktu-di-kantor.html


Bantu donasi untuk blog ini klik disini